De elektriciteitskosten zijn sterk gestegen de afgelopen maanden. Het maximumbedrag voor een thuiswerkvergoeding wordt daarom ook opgetrokken vanaf 1 juni 2022.
Structureel en regelmatig thuiswerk
Werken je medewerkers structureel en regelmatig thuis? Dan kan je hen maandelijks een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen. Structureel en regelmatig houdt in dat je medewerkers gemiddeld één dag per week, op maandbasis beoordeeld, van thuis uit werken. Bijvoorbeeld twee halve dagen, of één volledige dag per week. Je kan dit bijhouden door je medewerkers hun thuiswerkdagen te laten registreren online of via een app, bijvoorbeeld via de module ‘kalender’ van Connect HR Office.
Tot een maximumbedrag is deze toekenning vrij van RSZ-bijdragen en belastingen. Vanaf 1 juni 2022 bedraagt het maximumforfait 140,15 euro per maand. Het maximumforfait wordt opgetrokken omwille van de gestegen elektriciteitskosten. Je kan echter ook een lager bedrag toekennen. Volgens een analyse van Acerta bedroeg de gemiddelde thuiswerkvergoeding in 2021 zo’n 68 euro per maand.
Verder gelden enkele bijkomende spelregels. De medewerker moet effectief kosten maken door het thuiswerk, en de kosten mogen niet op een andere manier worden vergoed (bv. wanneer je al een deel van de elektriciteitskosten voor jouw rekening neemt). Tot slot kan je dezelfde thuiswerkvergoeding toekennen aan al je medewerkers, maar het is ook toegestaan verschillende personeelscategorieën een verschillende vergoeding toe te kennen als je dat onderscheid kan rechtvaardigen. Je bent ook niet verplicht het bedrag te proratiseren voor je deeltijdse medewerkers die structureel thuiswerken.
Kantoorkosten verbonden aan thuiswerk
De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dat zijn alle kosten die je medewerkers courant moeten maken om het werk thuis te kunnen uitvoeren.
Het gaat onder meer om:
- het gebruik van een kantoorruimte thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
- klein printer- en computermateriaal (bijvoorbeeld papier, inkt…);
- kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …);
- nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming ;
- onderhoud;
- verzekering;
- onroerende voorheffing;
- koffie, water, versnaperingen.
Naast de kantoorkosten kan je ook tussenkomen in het gebruik van de eigen laptop, de eigen internetverbinding of eigen tweede computerbeeldscherm, printer of scanner van je medewerker. Alle info daarover vind je hier.
Vergoeding op basis van de 10%-regel
Een alternatief voor de forfaitaire thuiswerkvergoeding, is de 10%-vergoeding waarbij de vergoeding 10% bedraagt van het brutoloon dat betrekking heeft op de dagen telewerk.
Deze vergoedingsregeling dooft uit vanaf 1 juni 2022. Er kan dus niet meer voor dit vergoedingssysteem gekozen worden voor nieuwe telewerkers. Medewerkers waarvoor je dit systeem al toepaste, kunnen het behouden.
Denk aan je schriftelijke telewerkovereenkomst
Wens je de thuisvergoeding aan te passen, om een antwoord te bieden op de stijgende energiefactuur van je medewerkers, hou er dan rekening mee om de schriftelijke telewerkovereenkomst van je medewerkers op dat punt te wijzigen. Meer info over de overeenkomst lees je hier.
Meer weten over onze diensten?
We helpen je graag verder.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief