Verplicht digitaal factureren via Peppol? Jouw vragen, beantwoord.

Vanaf 1 januari 2026 is het digitaal factureren via Peppol verplicht voor elke Belgische btw-plichtige. De kans is dus groot dat jij hierbij hoort. Maar wat is Peppol? Voor wie is Peppol verplicht? En wat zijn de voordelen van Peppol e-facturering? Het zijn veelgestelde vragen waarop onze digitale experts je graag een antwoord op geven.

In tegenstelling tot wat velen denken, is digitaal factureren meer dan zomaar je facturen versturen of ontvangen via een PDF. Want een PDF kan niet automatisch door de ontvanger worden verwerkt.  Elektronisch factureren omvat daarom het volledig digitaal verwerken van een factuur: van de opmaak en de verzending, tot de betaling en de boeking. Daarom moet een echte e-factuur worden opgemaakt als een XML-bestand, in een UBL-formaat, dat makkelijk van punt X naar punt Y via Peppol kan worden verzonden. E-facturen hebben bovendien een vaste opmaak met verplichte velden waarin essentiële informatie wordt genoteerd.

Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en is een beveiligd netwerk waarmee Europese overheidsinstanties en bedrijven veilig hun digitale facturen (XML en UBL) kunnen versturen én ontvangen. Dankzij de juiste facturatie- en/of boekhoudsoftware kunnen facturen hierdoor wereldwijd correct worden uitgelezen en automatisch worden verwerkt.

Jazeker! Op heden is elke Belgische btw-plichtige al verplicht om digitaal te factureren via Peppol voor hun facturen aan de Vlaamse en federale overheid. Sinds 1 maart 2024 is deze verplichting uitgebreid naar de gehele B2G-handel (business-to-government) voor facturen boven de 3.000 euro. Dit gaat dus niet alleen over overheden, maar ook over instanties zoals intercommunales, ziekenhuizen, scholen en cultuurcentra. Kortom, elke organisatie die onder de wetgeving op overheidsopdrachten valt.

Tegen 2028 wil de Europese Unie digitaal factureren via Peppol verplichten in alle lidstaten van Europa. Als koploper in dit traject, wil België dit voor al haar btw-plichtige inwoners verplichten vanaf 1 januari 2026. Hierdoor kan de federale overheid de strijd tegen fraude beter aangaan en streeft ze ernaar om de kloof tussen de verwachte en werkelijke btw-inkomsten te verkleinen. Wist je trouwens dat de Vlaamse overheid al sinds 2017 van haar leveranciers eist dat ze voor alle opdrachten e-facturen indienen? Voor deze voortrekkersrol ontving ze zelfs lof van de Europese Commissie als een best practice.

1.      Tijdsbesparing: Facturen worden in minuten in plaats van dagen verwerkt. Binnenkomende facturen worden automatisch ingelezen, geboekt en na goedkeuring betaald, waardoor handmatig werk vrijwel volledig verdwijnt.

2.      Gezondere cashflow: Snellere verwerking van jouw facturen zorgt ervoor dat ook jouw betalingen sneller plaatsvinden. Een efficiënte afhandeling kan ertoe bijdragen dat jouw facturen sneller worden voldaan.

3.      Beter inzicht in financiële resultaten: Doordat facturen direct boekhoudkundig worden verwerkt, beschik je altijd over een up-to-date overzicht van je inkomsten en uitgaven.

4.      Meer efficiëntie: Peppol maakt het mogelijk om facturen snel en efficiënt te verzenden, te ontvangen en te verwerken. Iets wat heel wat tijd en kosten bespaart.

5.      Verhoogde transparantie: Dankzij het standaardformaat van e-facturen zijn ze eenvoudiger te lezen en worden verwerkingsfouten vermeden. Bovendien kunnen facturen zelfs tot op artikelniveau worden uitgelezen.

6.      Betere samenwerking: Peppol faciliteert een efficiëntere samenwerking tussen bedrijven onderling en met overheidsinstanties.

7.      Verhoogde beveiliging: Peppol gebruikt veilige protocollen om facturen te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of fraude. De identiteit van elke partij wordt gecontroleerd via het ondernemingsnummer, zodat je altijd weet wie de ontvanger is.

Je wilt starten met digitaal factureren via Peppol, maar je weet niet goed hoe? Geen zorgen: samen met jou analyseren we in eerste instantie of je de gepaste boekhoud-, ERP- of facturatiesoftware hebt die kan samenwerken met het Peppol-netwerk. Heb je die niet? Dan zijn onze digitale experts er voor jou om een haalbare oplossing binnen jouw budget te realiseren. Ook de vervolgstappen overlopen ze samen met jou. Zo ben jij helemaal klaar en in orde om in 2026 digitaal met Peppol te knallen!

Heb je graag de hulp van onze digitale experts?  Aarzel dan niet en neem contact met hen op. Zij geven jou graag gepast en persoonlijk advies.