Sinds oktober 2018 verzamelt het UBO-register gegevens van Belgische vennootschappen en andere juridische entiteiten: een onderdeel van de strijd tegen witwassen, fiscale fraude en terrorisme-financiering. Dat wil zeggen: ook als vennootschap of vereniging heb je aandacht nodig voor wie de uiteindelijk begunstigde (“Ultimate Beneficial Owner” of UBO) is.
Maar, eerlijk is eerlijk, voor veel ondernemers én vzw’s blijft dat administratief een hele klus.
Maar, eerlijk is eerlijk, voor veel ondernemers én vzw’s blijft dat administratief een hele klus.
Waarom registeren in het UBO-register?
Dankzij jouw gegevens in het UBO-register kan men de strijd aangaan tegen het witwassen van geld, fiscale fraude en de financiering van terrorisme. Omdat de overheid hierdoor weet welke persoon van ‘vlees en bloed’ achter de juridische entiteiten schuilgaat, kan ze een meer gedetailleerd onderzoek voeren naar dubieuze praktijken.
Wie is de begunstigde in jouw vennootschap of andere juridische entiteit?
Niet alleen vennootschappen maar ook andere juridische entiteiten zoals vennootschappen, (i)vzw’s en stichtingen, trusts en fiducieën, en juridische constructies gelijkaardig met trusts of fiducieën hebben een registratieplicht bij het UBO-register. Deze registratieplicht slaat in principe op elke ‘informatieplichtige’, maar de term UBO (Ultimate Beneficial Owner) richt zijn pijlen op iedere natuurlijke persoon die eigenaar is van of het zeggenschap heeft over die informatieplichtige.
Men onderscheidt drie categorieën van natuurlijke personen:
- Iedereen die rechtstreeks of onrechtstreeks houder is van meer dan 25% van de aandelen of stemrechten.
- Iedereen die zeggenschap heeft over je vennootschap. Denk aan aandeelhoudersovereenkomsten, vetorechten, de bevoegdheid om de meerderheid van de leden van het bestuursorgaan aan te duiden, …
- Leveren categorie 1 en 2 geen UBO’s op? Dan kijken we naar het hoger leidinggevend personeel. Denk hierbij aan de CEO, de zaakvoerder, lid van directieraad,…
De eerste twee categorieën zijn cumulatief toepasbaar, de derde categorie wordt enkel toegepast als er geen UBO’s geïdentificeerd worden in categorie 1 en 2.
Als de aandeelhouders/bestuurders van een informatieplichtige zelf weer één of meer juridische constructies zijn, dan moet nagegaan worden wie daarvan de aandeelhouders/bestuurders zijn. De UBO is immers altijd een natuurlijk persoon.
Wie bezorgt de informatie aan het UBO-register?
Als bestuurder van jouw vennootschap of andere juridische entiteit ben je verplicht de gegevens over de UBO(‘s) aan te leveren. Maar ook als UBO heb je jouw verantwoordelijkheid. Je bent namelijk verplicht om alle nodige informatie mee te delen.
Deze gegevens moeten bovendien jaarlijks worden bevestigd. Heb je jouw gegevens ingediend, maar is er iets veranderd? Dan moet je binnen de maand de wijzigingen aan het UBO-register meedelen.
Gelukkig kunnen onze accountant-adviseurs deze verplichting van jou overnemen. Onze PIA-kantoren begrijpen maar al te goed dat deze verplichting een zoveelste administratieve en tijdsintensieve last op jouw schouders is. We nemen daarom de registratie en herbevestiging van je gegevens dan ook voor onze rekening.
Welke gegevens worden geregistreerd?
Onderstaande informatie moet bij vennootschapen geregistreerd worden:
- Voornaam en familienaam;
- Geboortedatum;
- Nationaliteit(en);
o Is de bestuurder van jouw vennootschap geen Belg? Dan kan je een token aanvragen bij de FOD economie. Als alternatief kan je ook een extern mandaat geven, maar dit is enkel mogelijk als de bestuurder over een BIS-nummer beschikt. Zonder BIS-nummer moet je een papieren mandaat naar de FOD Financiën opsturen.
- Het verblijfadres;
- De datum waarop je UBO bent geworden;
- Rijksregisternummer of BIS-nummer;
- De categorie(ën) van UBO’s waartoe je behoort;
- Ben je alleen of samen met anderen een UBO;
- Alle documenten die kunnen aantonen dat de informatie over de UBO correct, nauwkeurig en actueel is;
- Aangeven of je een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO bent;
- De gegevens van alle tussenpersonen zijn nodig bij een onrechtstreekse UBO.
Wie kan jouw UBO-gegevens raadplegen?
Naast bepaalde autoriteiten zoals de politie, het parket en de fiscus hebben ook beroepsgroepen, die gegevens moeten doorgeven in het kader van een cliëntenonderzoek zoals accountants, notarissen en advocaten, toegang tot het UBO-register.
Maar gelukkig zijn niet alle gegevens voor iedereen zichtbaar. Zo blijven je rijksregisternummer en verblijfsadres voor zij die een legitiem belang moet aantonen, verborgen. Daarbovenop kan je bij gevaar van je gegevens zelf ook vragen om deze meer af te schermen.
Mogelijke sancties bij niet-naleving
Als bestuurder of zaakvoerder riskeer je een administratieve geldboete van €250,00 tot €50.000,00 in 3 gevallen:
- Als je de vereiste informatie niet (tijdig) aan het UBO-register meedeelt;
- Als je de vereiste informatie onvolledig of onjuist meedeelt;
- Als je de vereiste informatie niet ten minste jaarlijks bevestigt of bijwerkt.
Ook UBO’s die hun informatie aan de betrokken vennootschap niet meedelen, kunnen een gelijkaardige boete krijgen.
Schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen
Naast bovenstaande sancties, kan jouw vennootschap of vereniging ook automatisch worden geschrapt uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Zo schrapte de Algemene Administratie van de Thesaurie van de FOD Financiën recent nog 20.795 entiteiten uit de KBO. Hierdoor hoopt de KBO de geschrapte entiteiten aan te moedigen om te voldoen aan de antiwitwaswetgeving en zo de inactieve entiteiten te identificeren. En let op: binnenkort zullen in een tweede fase nog meer dan 8.000 andere entiteiten worden geschrapt. Deze schrappingen zijn zichtbaar voor alle overheidsdiensten of burgers die de KBO raadplegen via haar website.
Zo’n automatische schrapping gebeurt bij:
- Het niet verstrekken van informatie aan het UBO-register en publicatie in het Belgisch Staatsblad gedurende de afgelopen zeven jaar.
- Het niet nakomen van de verplichting om informatie te verstrekken aan het UBO-register binnen 60 dagen na het opleggen van een administratieve boete.
- Het niet voldoen aan de verplichting tot jaarlijks bijwerken.
Wat verandert eraan en wat komt eraan?
In oktober 2025 pleitte parlementslid Vincent Van Quickenborne in de commissie Financiën voor een grondige vereenvoudiging van het UBO-register. Minister Jan Jambon bevestigde dat er gewerkt wordt aan een nieuwe, gebruiksvriendelijkere versie van het register, met koppelingen naar MyMinfin, het Rijksregister, de KBO en eStox.
Dankzij die koppelingen hoef je informatie maar één keer in te vullen, wat de administratieve last aanzienlijk vermindert. De vernieuwde versie wordt verwacht midden 2026. Goed nieuws, vooral voor kleine ondernemingen.
Hoe zorgen PIA Group en haar kantoren jou hierin?
Bij PIA Group begrijpen we dat dit één van die “moet ik weer doen”-zaken is die je liever uitbesteedt zodat jij kan focussen op wat echt telt: jouw onderneming of vzw. Daarom helpen we jou graag bij de registratie en/of de jaarlijkse herbevestiging in het UBO-register.
Ook als er niks veranderd is, zorgen we dat alles in orde blijft. En eens de vereenvoudigde koppeling in 2026 komt, begeleiden we je zodat je bedrijf er optimaal van profiteert.
FAQ UBO-register
Wat betekent UBO precies?
Moet elke onderneming zich registreren in het UBO-register?
Hoe vaak moet ik mijn UBO-gegevens bevestigen?
Wat als ik mijn UBO-verplichting te laat nakom?
Wat gebeurt er als ik word geschrapt uit de KBO?
Wie heeft toegang tot mijn UBO-gegevens?
Wat verandert er aan het UBO-register in 2026?
Kan ik mijn UBO-registratie zelf doen?
Wat kan PIA Group voor mij doen?
Hoe weet ik of mijn onderneming nog correct geregistreerd staat?
Meer weten over onze diensten?
We helpen je graag verder.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief