De kijk van Koen: "Enkel zelfstandigen kunnen alles aftrekken van hun belastingen! Toch?"

Terminologie is hier van belang. Er wordt niets “afgetrokken van de belastingen” maar wel van het belastbaar inkomen waardoor er minder belastingen moeten worden betaald. In het beste geval wordt iets meer dan 50% van het afgetrokken bedrag bespaard. Er kan dus geen winst ten opzichte van het uitgegeven bedrag worden gemaakt.

Waarom is dit zo weinig geweten? Een loontrekkende krijgt automatisch een forfaitaire beroepskost van 30% op de eerste 16.800,00 EUR die wordt verdiend. Maximaal is dat 5.040,00 EUR. Aangezien een inkomen van 16.800,00 EUR op jaarbasis geen gigantisch bedrag is, komen zo goed als alle loontrekkenden vlot aan hun maximale forfaitaire beroepskost. Het bewijzen van beroepskosten -voor zover deze er al zouden zijn- zal dus maar voordeel opleveren wanneer ze op jaarbasis hoger liggen dan 5.040,00 EUR.

Voor zelfstandigen met winsten bestonden tot en met inkomstenjaar 2017 deze forfaitaire beroepskosten niet. Ze waren dus altijd verplicht om hun beroepskosten te bewijzen. Een zelfstandige moet ook zelf voorzien in al zijn werkmateriaal en heeft dus logischerwijs beroepskosten. Bij een loontrekkende komt het werkmateriaal van de werkgever of krijgt hij/zij hier een belastingvrije onkostenvergoeding voor waardoor er geen beroepskosten meer zijn.

Iedereen kan dus zogezegd “alles aftrekken van zijn belastingen”. Er zijn echter essentiële voorwaarden waaraan de uitgaven moeten voldoen:
1. Verband houden met de beroepswerkzaamheid;
2. Tijdens het belastbaar tijdperk zijn gedaan of gedragen;
3. Door de belastingplichtige zelf zijn gedaan of gedragen;
4. Gedaan om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden;
5. Gestaafd zijn met bewijsstukken.

Op zich is het eenvoudig: elke uitgave die te maken heeft met de beroepsactiviteit is een beroepskost en is dus in principe aftrekbaar van het belastbaar inkomen. Maar het bewijs moet wel worden geleverd door de belastingplichtige. Zomaar alles “in de boekhouding smijten” zal uiteindelijk uitdraaien op een koude douche.

Het hoeft bovendien niet de volledige uitgave te zijn. Een uitgave kan voor een bepaald percentage worden toegewezen aan de beroepsactiviteit. Wanneer iemand zijn eigen laptop voor de helft van de tijd voor het werk gebruikt, kan 50% van de uitgave worden aanzien als beroepsmatig. De elektriciteit om deze laptop draaiende te houden is dan ook weer voor een bepaald percentage beroepsmatig, idem voor de verwarming in het bureau, de onroerende voorheffing, brandverzekering, interesten van de lening,….

Uiteraard zal moeten worden aangetoond op basis van welke redenering deze percentages werden bepaald. Er mag ook geen belastingvrije (forfaitaire) vergoeding zijn door de werkgever die deze kosten al omvat.

De fiscus behandelt alle kosten echter niet gelijk. Zo zijn een aantal kosten, hoewel ze beroepsmatig zijn, fiscaal niet volledig aftrekbaar. Dit zijn de zogenaamde verworpen uitgaven. Naast het beroepsmatig percentage moet er dus ook nog een fiscaal percentage worden toegepast.

Een paar voorbeelden: restaurantkosten zijn slechts voor 69% aftrekbaar, relatiegeschenken voor 50%, autokosten in functie van hun CO2-uitstoot met percentages tussen 40% en 100%, niet-specifieke beroepskledij voor 0%,…

Een restaurantbezoek van 100,00 EUR dat 50% beroepsmatig is en fiscaal wordt beperkt tot 69% resulteert in een aftrekbare beroepskost van 34,50 EUR. Mits uiteraard het BTW-bonnetje kan worden voorgelegd, het bewijs kan worden geleverd dat deze 100,00 EUR zelf werd betaald en dat het (deels) beroepsmatig was. Veel administratie en verplichtingen om slechts een kost van 34,50 EUR te kunnen inbrengen.

Wanneer je als zelfstandige de volgende keer hoort dat je alles kan “aftrekken van de belastingen” dan weet je hoe hierop te reageren. Elke beroepscategorie is namelijk gelijk voor de wet maar er moet wel worden voldaan aan de voorwaarden.

Bovendien zijn forfaitaire beroepskosten een absoluut recht waar de fiscus nooit iets aan kan wijzigen, een fiscale controle hiervan heeft dus geen enkel nut. Het bewijzen van beroepskosten daarentegen is wel voor discussie vatbaar, waardoor de kans groot is dat deze aangiftes worden gecontroleerd. Bewezen beroepskosten die 100,00 EUR hoger liggen dan het forfait van 5.040,00 EUR ga je in het beste geval een belastingbesparing van iets meer dan 50,00 EUR opleveren. Of je voor dit bedrag in de kijker van de fiscus wil lopen is dus maar de vraag.

Belastingplichtigen die hun kosten niet bewijzen om ze “af te trekken van hun belastingen” beseffen niet hoe gelukkig ze zijn.