Btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik: wat wijzigt vanaf 1 januari 2023?

Wanneer je onderneming zowel btw-belaste als btw-vrijgestelde activiteiten verricht, ben je een zogenaamd gemengde btw-belastingplichtige. Je kan dan maar een deel van de aangerekende btw op je kosten recupereren en hebt dus slechts recht op een beperkte btw-aftrek. In principe wordt dit recht op aftrek bepaald volgens de methode van het algemeen verhoudingsgetal. Hierbij wordt de verhouding tussen je btw-belaste omzet en je totale omzet berekend. Maar als alternatief kan je ook gebruik maken van de methode van het werkelijk gebruik.

Volgens ‘de methode van het werkelijk gebruik’ wordt de btw-aftrek bij jou als gemengde (en gedeeltelijke) btw-plichtige in eerste instantie bepaald door de verdeling van de kosten overheen de verschillende activiteiten. Btw op je aankopen die rechtstreeks 100% gelinkt kunnen worden aan btw-belaste activiteiten, is volledig aftrekbaar. Wordt de btw 100% gelinkt aan btw-vrijgestelde activiteiten? Dan kan die niet in aftrek worden gebracht. Btw op kosten die niet volledig toegewezen kunnen worden aan de btw-belaste of de btw vrijgestelde activiteit, worden onderworpen aan een bijzonder verhoudingsgetal. Dat wordt berekend op basis van precieze en controleerbare criteria zoals bijvoorbeeld je omzetcijfer of personeelsbestand.

Maar vanaf 1 januari 2023 veranderen er een aantal zaken voor deze aftrekmethode volgens het werkelijk gebruik. Het nieuwe reglement zal vooral een belangrijke impact hebben voor alle sectoren met gemengde btw-plicht. Denk maar aan dokters, holdings, financiële dienstverleners, …  

Als je vandaag als gemengde belastingplichtige de methode van het werkelijk gebruik wil toepassen, moet je dit specifiek aanvragen met een schriftelijk verzoek. Pas wanneer dit beantwoord wordt met een akkoord van een bevoegd btw-kantoor, kan je dit ook effectief in de praktijk gaan toepassen. Zonder officiële “go” heb je als belastingplichtige geen zekerheid of je recht hebt op deze aftrekmethode.

In het huidige systeem kan het schriftelijke verzoek ook retroactief worden toegepast. Als voor jou als belastingplichtige de aftrekmethode van werkelijk gebruik een betere manier blijkt te zijn dan het algemeen verhoudingsgetal, kan je dat verzoekschrift retroactief indienen en bij akkoord toepassen. Dat dit retroactief mechanisme in het nieuwe reglement volledig verdwijnt, is dan ook een belangrijke aanpassing.

Aangezien het schriftelijke verzoek een nogal omslachtige en inefficiënte manier van werken is, zal vanaf 1 januari 2023 een voorafgaandelijke elektronische melding volstaan. Wil je in de toekomst gebruik maken van de aftrekmethode volgens werkelijk gebruik? Dan zal je dit via het elektronische aangifteformulier van aanvang (e604A) of wijziging (e604B) van activiteit moeten melden.

Een expliciet voorafgaandelijk akkoord van de btw-administratie is dus niet meer nodig. Maar let op: tot 31 december van het jaar volgend op het jaar van kennisgeving kan de btw-administratie jou de aftrekmethode volgens het werkelijk gebruik nog steeds weigeren! Pas na deze termijn heb je als gemengde belastingplichtige dus enige effectieve rechtszekerheid over de toepassing van het werkelijk gebruik.

Opteer je voor de methode van het werkelijk gebruik? Hou er dan rekening mee dat je deze methode verplicht moet toepassen voor minstens 3 kalenderjaren, volgend op het kalenderjaar waarin je de optie licht. Pas daarna kan je weer naar de methode van het algemeen verhoudingsgetal terugkeren.

Zoals eerder vermeld is de afschaffing van het retroactief mechanisme een tweede belangrijke aanpassing. Vanaf 1 januari 2023 kan je de aftrekmethode volgens het werkelijk gebruik alleen nog maar aanvragen en toepassen in de toekomst. Wil je deze aftrekmethode nog retroactief kunnen toepassen voor het kalenderjaar 2022 en de jaren voorheen? Dien dan jouw verzoekschrift uiterlijk op 31 december 2022 in. Alleen zo maak je nog kans om het retroactief karakter op de voorbije jaren te kunnen toepassen.

Daarnaast zal er in de toekomst gewerkt worden met strakke deadlines. Het nieuwe reglement maakt namelijk een onderscheid tussen gemengde btw-belastingplichtigen die:

Is jouw situatie nog niet zo helder waardoor jouw economische activiteiten in de loop van een kalenderjaar starten? Of zijn er wijzigingen doorheen het kalenderjaar waardoor je gemengd btw-belastingplichtig wordt? Dan moet de elektronische melding gebeuren vóór de laatste dag van de eerste aangifteperiode die volgt op de aanvang van de activiteit of de verandering ervan.

Er zijn heel wat nieuwe regels die vanaf 1 januari van toepassing zullen zijn en dat kan voor onduidelijkheden zorgen. Zit je met vragen over de aftrekmethode volgens werkelijk gebruik en de hier bijhorende veranderingen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met een PIA-kantoor in jouw buurt. Wij helpen je graag verder.