Le processus purchase-to-pay est un élément clé de votre activité. Un collaborateur passe une commande, les biens et/ou les services sont livrés et la facture est payée. Facile, non ? En théorie du moins. Ce processus nécessite en effet de nombreuses interventions humaines et peut donc être très chronophage. En tant qu'entrepreneur, vous êtes donc confronté à des erreurs, ce qui coûte de l'argent à votre entreprise. Heureusement, des solutions existent pour optimiser et automatiser ce processus. Nos experts, qui maîtrisent non seulement le processus numérique mais aussi le processus de paiement, vous aident à y voir plus clair.
Qu'est-ce que le « purchase-to-pay » ?
Le purchase-to-pay, aussi connu sous la dénomination P2P ou « procure-to-pay » désigne l'ensemble du processus d'achat opérationnel, de commande et de traitement et paiement des factures. Ce processus comporte différentes étapes telles que la demande d'achat, l'approbation, la commande, la réception de l'enregistrement, la facturation et le paiement. Il s'agit d'un processus dans lequel les tâches manuelles peuvent souvent être automatisées. Cela peut se faire en s'appuyant sur les bonnes solutions logicielles, qui sont peut-être déjà utilisées au sein de votre entreprise actuellement. Cela permet non seulement d'économiser du temps et de l'argent, mais aussi de réduire le risque d'erreur humaine.
Exemple de processus P2P :
Pourquoi automatiser le processus P2P ?
Les différentes étapes du processus P2P ne vont, par nature, pas ensemble. Pour que tout fonctionne de manière efficace, il est dès lors nécessaire de mettre en place un processus P2P automatisé afin d'aligner ces données et ces processus.
Vous reconnaissez l'un des aspects ci-dessous ? L'automatisation du processus purchase-to-pay peut alors faire gagner beaucoup de temps et d'argent à votre entreprise :
- Les factures d'achat sont reçues par e-mail, mais sont ensuite imprimées pour être contrôlées et archivées, puis font le tour de l'entreprise sur papier pour approbation.
- Les factures ne sont pas vraiment vérifiées ou rapprochées des commandes et des livraisons.
- Les factures sont encore saisies manuellement.
- Chaque membre de l'entreprise peut passer des commandes, quel qu'en soit le montant, auprès de son fournisseur préféré. Il n'y a donc pas de politique d'achat centralisée.
Quelles parties du processus P2P pouvez-vous automatiser et optimiser ?
Lors de l'automatisation et de l'optimisation des processus P2P, on peut distinguer 3 sous-processus principaux :
- Le traitement des factures se fait encore (en partie) sur papier.
- L'ensemble du processus P2P, de l'achat au paiement des factures, en passant par le contrôle et l'approbation, est encore effectué manuellement sur papier. Ces opérations prennent souvent beaucoup de temps et sont donc sujettes à erreur.
- L'intégration d'un outil P2P approprié ou d'un système ERP adéquat qui transforme les différentes étapes du projet en un processus automatisé et numérisé nous permet déjà de mettre en œuvre de nombreuses automatisations.
2. Le contrôle et l'approbation de vos factures ne sont pas encore automatisés.
- Vos factures sont déjà traitées numériquement, mais ce n'est pas encore le cas de leur contrôle et de leur approbation ? Un flux d'approbation numérique ou un rapprochement à trois facteurs automatique constitue alors une étape logique.
- Grâce à un flux d'approbation numérique, les factures d'achat sont envoyées automatiquement à l'approbateur concerné par voie numérique. Ce dernier peut accéder à la facture, la contrôler et l'approuver via une application.
- En fonction de votre processus interne, vous pouvez également y ajouter un rapprochement à trois facteurs, la facture étant alors comparée automatiquement à la commande et à la réception.
3. Vous optez pour un processus P2P entièrement numérisé.
- Une fois que les étapes précédentes sont en place et que vous avez acquis de l'expérience dans le traitement automatisé des factures, vous pouvez passer à un processus entièrement dématérialisé. Dans ce cas, vous travaillez avec des factures électroniques reçues via la plateforme PEPPOL et saisies de manière quasi automatique.
- Ce faisant, nous pouvons également comparer les factures avec les contrats/accords de prix correspondants d'un fournisseur. Nous veillons donc à ce que les paiements effectués puissent être vérifiés par rapport aux factures d'achat reçues.
Il va de soi que tous les sous-processus ne s'appliquent pas à votre organisation. C'est pourquoi nos experts se feront un plaisir d'examiner avec vous les processus existants, de les cartographier et de les automatiser ou de les optimiser si nécessaire.
Les avantages d'un processus P2P automatisé.
Un processus purchase-to-pay automatisé présente de nombreux avantages. Voici les principaux.
- Réduction des coûts et croissance : l'automatisation réduit le temps de traitement par achat/facture. Cela vous permet, en tant qu'entreprise en pleine croissance, de traiter plus facilement le nombre croissant de factures avec moins de personnel, ou de profiter de la réduction pour paiement comptant.
- Contrôle : les factures et les bons de commande qui traînent ou se perdent appartiennent au passé. Le stockage et le traitement numériques des données P2P permettent une administration ordonnée et un meilleur contrôle de l'ensemble. Les factures erronées ou en double sont détectées à temps pour qu'une note de crédit puisse être demandée.
- Aperçu des achats : normalement, vous n'avez un aperçu de vos achats qu'au moment de la réception de la facture. Avec un processus P2P automatisé, vous bénéficiez d'un aperçu dès l'enregistrement de la commande. Cela permet de disposer d'une vue d'ensemble actualisée de toutes les demandes, commandes, factures (à recevoir) et budgets en cours.
- Meilleure circulation de l'information au sein de l'entreprise : un bon processus purchase-to-pay améliore la communication entre les services et évite les discussions inutiles. Les collaborateurs connaissent toujours le statut de leur commande. La comptabilité est également systématiquement au courant de la raison pour laquelle une facture donnée a été bloquée pour le paiement et/ou de son état d'avancement dans le processus.
- Structure : grâce au processus P2P, vous disposez d'une structure plus claire et êtes mieux à même de faire en sorte que les achats suivent les procédures établies. Par exemple, vous pouvez définir clairement qui peut passer des commandes, approuver des factures ou auprès de quels fournisseurs les commandes peuvent être passées.
- Durabilité : l'archivage et les processus numériques permettent de supprimer la paperasserie, l'espace d'archivage et la consommation d'énergie des périphériques.
Vous avez l'impression que certaines étapes de votre processus P2P pourraient se dérouler plus efficacement ? N'hésitez pas à contacter nos experts numériques. Ils se feront un plaisir de vous aider à automatiser et à optimiser votre flux de travail.
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